Der Oldenburgisch-Ostfriesische Wasserverband (OOWV) hat einen wichtigen Meilenstein seiner Digitalisierungsstrategie erreicht: Die Migration auf SAP S/4HANA wurde erfolgreich abgeschlossen. Seit Ende Mai arbeiten die Mitarbeitenden des OOWV in den migrierten Systemen SAP S/4HANA Core und IS-U. Anfang Juli konnte zudem die sogenannte Hypercare-Phase, die intensive Betreuungsphase nach der Systemumstellung, planmäßig beendet werden.
„Mit der Umstellung auf SAP S/4HANA haben wir einen wichtigen und dringlichen Schritt in der digitalen Weiterentwicklung des OOWV vollzogen“, sagt Robert Pöhlmann, der die Einführung als Programmleiter mitgestaltete.
Als Partner wählte der Verband mit koenig.solutions ein auf kommunale Unternehmen spezialisiertes Beratungshaus. Intern waren bis zu 60 Mitarbeitende intensiv beteiligt.
Digitalisierung mit ins Team bringen
Der OOWV setzte das Vorhaben agil in Sprints nach der für den Verband maßgeschneiderten Methode SAP Activate um. Fachbereiche und Beratungshaus arbeiteten in gemeinsamen Streams zusammen, geführt von Stream-Leads. Dieses Vorgehen brachte internes Fachwissen und externe Beratung eng zusammen. Wohl wissend, dass Berechtigungen immer ein herausforderndes Gebiet sind, wurde auf das Berechtigungskonzept besonderer Fokus gelegt. Indem sie an Stellenprofile geknüpft wurden, blieben sie handhabbar. Das Resultat: Fast keine Berechtigungsprobleme nach dem Go-Live.
„Technisch war die Umstellung anspruchsvoll, folgte im Kern aber einem etablierten Standard”, sagt Core-Projektleiter Rainer Kruse. „Die eigentliche Aufgabe lag darin, die Belegschaft mitzunehmen und den Umgang mit der neuen Benutzeroberfläche SAP Fiori im Haus aufzubauen“, ergänzt IS-U-Projektleiter Timo Peters.
Mit Know-How ans neue System
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war das umfassende Schulungskonzept. Jeder beim OOWV konnte eine für seine Tätigkeit angepasste Schulungsmaßnahme besuchen – der Mitarbeiter im Kundenservice genauso wie die Führungskraft oder der Techniker in den Betriebsstellen. Wie umfangreich so eine Migration ist, zeigt die Anzahl der Testfälle: Rund 1.500 Stück durchlief das System vor dem Go-Live. Aber der Aufwand hat sich gelohnt: Bei der Umstellung trat nur ein einziger Fehler auf. In der Hypercare-Phase gingen lediglich 170 Tickets ein – kein einziges davon kritisch.
Das neue System eröffnet dem OOWV nun weitere Optimierungsmöglichkeiten, die in einer zweiten Welle des Programms angegangen werden. Dazu zählen unter anderem erweiterte Reporting-Funktionen mit der SAP Analytics Cloud, neue Fiori-Apps, zusätzliche Automatisierung und verbesserte Benutzeroberflächen.
